立替金とは？売掛金との違いや仕訳の例を解説

会社経営を行うなかで、従業員や役員、取引先と立替金のやり取りをすることがあるでしょう。

立替金の仕訳は難しいものではありませんが、適切に処理をしないと帳簿が合わなくなってしまう可能性があります。

そのため、立替金の仕訳について押さえておくことが大切です。

そこで今回は、立替金と混同しがちな勘定科目や立替金の仕訳例をご紹介します。

また、立替金を計上する際の注意点についても解説しているので、ぜひご参考にしてください。

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立替金とは？

立替金とは、従業員や役員、取引先などが本来負担すべき費用を会社が一時的に立て替えた際に用いる勘定科目です。

主な種類は以下の通りです。

従業員・役員の立替金

従業員・役員の立替金に含まれるものには「仕事に関する書籍代」「旅費」「給与の前貸し」などが挙げられます。

立替金を計上する場合は、「従業員立替金」「役員立替金」などわかりやすい勘定科目を使用しましょう。

従業員・役員の立替金は、給与から天引きして回収するのが一般的です。

取引先の立替金

取引先の立替金に含まれるものには「配送料」「手数料」「旅費」「交通費」などが挙げられます。

自社で費用を立て替えた場合は、請求書を発行して入金してもらうのが一般的です。

立替金と混同しがちな勘定科目

立替金と混同しがちな勘定科目には「売掛金」「仮払金」「貸付金」「預り金」が挙げられます。

以下にて、それぞれの勘定科目について押さえておきましょう。

売掛金

売掛金とは、商品・サービスを提供した対価として将来受け取る売上金のことです。

売り上げがあった場合に発生するので、本来支払うべき人に代わって支払いを行う立替金とは違います。

しかし、のちに支払ってもらうという点では同じなので、立替金を売掛金に含む場合もあります。

売掛金については下記コラムで詳しく解説しています。
売掛金の基本を知る！売上・売上高との違い、仕訳例、管理のポイント

仮払金

仮払金とは、用途や金額が決まっておらず、会社が従業員に対して一時的に代金を支払う場合に使用する勘定科目です。

従業員が出張に行く場合、交通費や宿泊費、飲食費がいくらかかるのか不明です。

そのような場合、仮払金の勘定科目を用いて仕訳を行います。

貸付金

貸付金とは、従業員や取引先に代金を貸した際に使用する勘定科目です。

返済期限を決めて、契約を交わします。

返済期日が1年以内のものを「短期貸付金」、1年を超えるものを「長期貸付金」といいます。

預り金

預り金とは、従業員や取引先から代金を預かった際に使用する勘定科目です。

本来は会社が負担する必要がない費用を従業員や取引先から預かり、それを本人に代わって第三者に支払いを行います。

具体的には、社会保険料や住民税など給与から天引きされている分が預かり金に該当します。

立替金の仕訳例

ここでは、立替金の仕訳例をご紹介します。

支払いを立て替えたとき

支払いを立て替えたときは、借方に立替金を記載します。

取引先の交通費5,000円を現金で立て替えた場合は、以下のように仕訳を行うのが一般的です。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
立替金	5,000円	現金	5,000円

立替金を回収したとき

立替金を回収したときは、消し込み作業を行います。

取引先から立て替えた交通費5,000円を現金で回収した場合の仕訳方法は以下の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
現金	5,000円	立替金	5,000円

立替金を回収できなかった場合

立替先が倒産、もしくは再生手続開始の申し立てなどを行って立替金を回収できなかった場合は、貸倒損失・貸倒引当金の勘定科目を用いて計上することができます。

貸倒損失として計上する場合（貸倒引当金を計上していない場合）の記載方法は以下の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
貸倒損失	5,000円	立替金	5,000円

立替金の貸し倒れが見込まれる場合の仕訳方法は以下の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
貸倒引当金繰入	5,000円	貸倒引当金	5,000円

貸倒引当金をすでに計上し、立替金の回収ができなくなった場合の仕訳方法は以下の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
貸倒引当金	5,000円	立替金	5,000円

貸倒損失：金銭債権の回収不能による損失
貸倒引当金：決算日における金銭債権の貸し倒れの見積額を引当て計上したもの

売上と一緒に入金された場合

立て替えた交通費5,000円と売上金200,000円が一緒に入金されたときの記載方法は以下の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
普通預金	205,000円	売上高	200,000円
		立替金	5,000円

立て替えの領収書を顧客へ送らない場合

立替金の領収書を立替先に送らず、売上と一緒に入金された場合の記載方法は以下の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
普通預金	205,000円	売上高	205,000円

領収書を渡さない場合は、まとめて記載しても問題ありません。

ただし、まとめて記載すると立替金の入金が済んでいるのかわかりにくくなってしまうため、立替金と売上金がわかるように空いている箇所にその旨を記載しておきましょう。

立替金を計上する際の注意点

立替金を計上する際には注意点があります。

以下にてご紹介するので、押さえておきましょう。

貸付金として判断されないかどうかを確認

立替金は、一時的に代金を立て替えた際に用いられる勘定科目です。

短期間での回収が一般的なので、回収までに長期間かかってしまうと税務調査の際に貸付金として判断される可能性があります。

貸付金として判断された場合は利息が発生するため、受取利息を計上しないといけません。

追徴課税が生じる可能性もあることから、立替金をいつ支払ってくれるのか立替先に確認しておくことが大切です。

自社が“立て替えてもらった側”の場合は消費税が課税される

取引先の代わりに交通費や配送料などを立て替えた場合は、消費税は発生しません。

なぜなら、自社はあくまで立て替えただけで、「自社の費用」ではないからです。

一方で、自社が“立て替えてもらった側”の場合は消費税が発生します。

また、自社の社員の旅費や交通費などを立て替えた場合も、「自社の費用」に該当するため、消費税の対象です。

請求書ではインボイス制度の仕様に注意

取引先の費用を立て替えた際は、請求書を発行するのが一般的です。

請求書を発行する際は、インボイス制度の仕様に注意しましょう。

インボイス制度が導入される前は、自社が取引先のA社に代わり仕入れ先のB社に代金の立て替えを行った場合、B社が「自社宛の請求書」をA社に送付するだけでした。

しかし、インボイス制度導入後は、自社宛の請求書に加えて「適格請求書（インボイスの写し）」の作成が必要となっています。

適格請求書は、原則7年間の保存義務があるため必ず保管しておきましょう。

このほか、「立替金精算書」の作成も必要です。

立替金精算書は、B社が発行した適格請求書がA社のものであることを証明するためのものです。

そのため、「B社が発行した適格請求書」と「立替金精算書」をセットでA社に送付する必要があります。

立替金精算書を交付することで、A社が仕入税額控除を受けることができます。

まとめ

立替金は、従業員や役員、取引先などが本来負担すべき費用を会社が一時的に立て替えた際に用いる勘定科目です。

立て替えた代金を後から受け取ることになるため、「立替金」の勘定科目を用いて計上しなければいけません。

代金を受け取った際は、貸方に仕訳が必要です。

立替金と混同されがちな勘定科目には「売掛金」「仮払金」「貸付金」「預り金」があるため、仕訳の際は注意しましょう。

このほか、立替金の未回収リスクにも注意が必要です。

ファクタリングサービスを利用し、立替金の未回収リスクを低減しできる場合もあります。

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