売掛金の支払いがない！督促状を送るべきタイミング・書き方

企業間で取引を行っていると、期日内に売掛金が回収できないこともあるでしょう。売掛金が回収できないと資金がショートしてしまう可能性があるため、早めに回収に向けて対応を進めることが大切です。

そのような場合に活用するのが「督促状」。

しかし、これまで督促状を送ったことがない場合、「督促状の書き方や送り方がわからない」「督促状を送っても支払いがないときはどうしたらよいのかわからない」などの疑問が出てくることがあります。

そこで今回は、督促状について解説するとともに、督促状の書き方や督促状を送っても支払いがない場合の対処法などをご紹介します。自社が督促状を受けた場合の対応方法についても解説するので、ぜひご一読ください。

売掛金については下記コラムで詳しく解説しています。
売掛金とは？処理の流れ・仕訳の例、売掛金を利用した資金調達までご紹介

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督促状とは？

督促状とは、借金の返済や代金の未払いを促すための書類のことです。

企業間においては、「商品やサービスを提供した側（債権者）」が「商品やサービスを購入した側（債務者）」に対して、代金の支払いを求めるために送付する書類となっています。

つまり、企業間取引で定められた期日までに代金の支払いがなかった場合、代金の支払い義務を履行するように求めるために用いられるのです。

一般的に「督促状」というと書類をイメージしますが、必ずしも書類でなければならないという決まりはありません。メールやSNSを使ったDMなどでも督促状を送付することができます。

督促状はいつ送る？

では、督促状はいつ送付するのが適しているのでしょうか。

一般的には、売掛金の支払いが期日までに行われなかったときに送ることになっています。

通常、督促状を送る前に「催促状」を送り、それでも支払いに応じない場合に督促状を送ります。

どちらも支払いを促すための書類ではありますが、催促状が「支払いをしてほしい」という支払いを催促するための書類であるのに対して、督促状は「支払いに応じないと法的手段に出ますよ」という告知をする意味合いがあります。

そのため、まずは催促状で支払いを促し、それでも支払いに応じてもらえない場合は督促状を送付して法的措置をとるということを伝えるのが一般的な流れです。

督促状の法的効力は？

催促状の次に督促状を送るなら、督促状には法的効力があると思われがちですが、実は催促状にも督促状にも法的効力はありません。

しかし、催促状の次に督促状を送付することで「次は法的手段に出る」という意思表示ができるため、債務者には強いプレッシャーをかけることができます。

法的効力はないものの、相手に支払いを促すという意味では効果的といえます。

督促状の書き方

支払いを行ってくれない債務者に対して、支払いを催促し、次は法的手段に出ることを知らせるための督促状。売掛金を回収するためにも、期日内に支払いがない場合は、早めに督促状を送付したいと考える企業も多いのではないでしょうか。

そこで以下では、督促状の構成や例文、送り方をご紹介します。

督促状の構成

督促状の基本的な構成は以下になります。

発行日または提出日

督促状の発行日、または提出日を記載します。このとき、西暦または和暦と日付を明記しましょう。

もし債務者から支払いの連絡やお詫びの連絡があった場合、日付を記載しておくと「いつ発行（送付）したもの」であるかを確認しやすくなります。

連絡先・宛先

自社の連絡先と債務者側の宛先を記載します。状況により、支店名や部署名を記載することもあるでしょう。

宛先が会社名の場合は「〇〇会社御中」、会社の代表者宛の場合は「〇〇会社　代表取締役〇〇様」、担当者宛の場合は「〇〇会社　〇〇支店（〇〇部）〇〇様」と記載します。

表題

相手に支払いのプレッシャーを与えるために「督促状」と記載しても問題ありませんが、できるだけ柔らかい雰囲気を出したい場合には「お支払いのお願い」と記載するのも一案です。

支払要求

支払いに関する具体的な内容を記載します。

例えば、「いつが期日になっていた何の代金がいくら支払われていないのか」「支払い予定はいつか」などを明記しましょう。

請求金額

支払請求に金額を記載している場合でも、請求金額をあらためて明記します。一目でいくら支払うべきなのかわかるようにするとよいでしょう。

入金日

いつまでに支払いが必要なのかを記載します。

振り込みを催促する場合は、「〇〇銀行〇〇支店　普通（口座番号）」とあらためて支払い先を明記し、「お支払いいただきますようお願い申し上げます」と催促する一言も添えておきましょう。

法的措置への言及

「もし今回お送りした督促状に記載している期日内に支払いがなかった場合、法的措置をとる」という旨を記載します。その際、検討している法的措置の内容などを告知しておくとよいでしょう。

さらに、支払いが遅延したことによる再請求費用も記載しておきます。

督促状の例文

督促状を送付する際は、わかりやすく丁寧に記載しましょう。督促している以上、強く出たいと思う方もいますが、あくまで事務的に誠意ある対応を心がけることが大切です。

督促状の例文としては以下の通りです。

督促状の送り方

上述したように督促状の内容が完成したら、債務者へ督促状を送付します。

その際、督促状のほかに請求書または請求書のコピーを同封してください。請求書には「再発行」という赤い印をつけておくと、先方の二重計上を防ぐことができます。

また、督促状を送付する際は特別な郵送方法を選ぶ必要はなく普通郵便で構いません。封筒の表書きには赤で「督促状」または「お支払いに関するお知らせ」と記載しましょう。

督促状を送っても支払いがない場合の対処

督促状は代金の支払いを促すとともに、このまま支払いがなければ法的手段に出るという告知をする意味合いがあります。

しかし、なかには督促状を送付しても支払いがないこともあるでしょう。そのような場合には、以下のような流れで対処することになります。

内容証明郵便で“催告書”を送る

まずは「催告書」を作成して内容証明郵便で送ります。

催告書は督促状よりもあとに送ることが多い書状のことで、「催告した」という証拠を残すことができるのが特徴です。

催告書も督促状と同様に法的拘束力はありませんが、内容証明郵便で送ることで「いつ・誰が・誰に・どのような書類を送ったのか」ということを郵便局が証明してくれるため、法的手段の証拠として取り扱うことができます。

詳しくは後述しますが、原則として売掛金の時効は「債権者が権利を行使することができることを知ったときから5年」で成立します。

しかし、上述した催告書を送ることで時効を6ヶ月伸ばすことが可能です。

つまり、催告書を送付することで売上金を回収できる期間を延長し、法的手段を使って売上金を回収できる可能性を高めることができるため、債権者にとってはかなり有効な手段といえるでしょう。

裁判所から支払督促を送達

催告書を送付しても支払いがなかった場合は「支払督促」を行います。

支払督促とは、裁判所から債務者へ督促通知を送付してもらうよう申し立てを行うことです。

裁判所から督促通知を送付してもらうことで、法的強制力が生まれるため、督促状を送っても支払いが行われない場合は利用を検討するとよいでしょう。

なお、支払督促を行う際は直接裁判所に足を運ぶ必要はなく、手続きに関する費用もそれほどかからないため、「すぐにでも支払いをしてもらいたい」という場合は比較的よく使われる方法となっています。

債務者は異議申し立てが可能

裁判所から督促通知が届いた債務者は、異議申し立てが行えます。

異議申し立てとは、「請求金額が異なる場合」「請求内容が事実とは異なる場合」など、内容に納得のいかない場合に反論できる権利のことです。

もし債務者から異議申し立てが行われた場合、支払督促が無効となり法的に争うことになります。

公正証書の作成

督促状を送付して債務者が支払いに応じてくれた場合は、公正証書を作成します。

公正証書とは、公証人に作成してもらう事実証明のための文書のことです。

公正証書の作成には債務者の承諾が必要になりますが、作成することができれば別途訴訟を起こさなくても財産を差し押さえできるなど、未払金の回収がしやすくなります。

民事調停

感情的になって話し合いがまとまらない場合などは、第三者に入ってもらい民事調停を行います。

民事調停とは、調停委員や裁判官に間に入ってもらい話し合いを行うものです。

債務者が話し合いに応じてくれ調停が成立した場合は、裁判の判決と同じような効力を持つ調停調書が作成されます。もし調停で取り決めた約束を債務者が果たさなかった場合は、強制執行を行うことも可能です。

仮差し押さえ

民事調停の判決が出る前に資産が隠されてしまうと差し押さえができなくなるため、その前に仮差し押さえを行います。

仮差し押さえとは、債務者の財産を把握するために行う一時的な差し押さえのことです。

民事調停には費用と時間がかかるため、回収できる金額と比較して仮差し押さえを行うか見極めることが大切です。

訴訟

未払金を回収するためには、債務者の財産に強制執行する必要があります。

そのためには、債務名義と呼ばれる許可証を取得するための訴訟が必要です。訴訟というと「債務者とかなり争うことになるのでは？」というイメージもありますが、訴訟の途中で和解したり、債務者が出廷せず1回の審理で終わったりすることも珍しくありません。

もし勝訴判決が下り債務名義を取得できたら、強制執行手続きを行うことになります。

売掛金において知っておきたい時効について

先述した通り、売掛金には時効があります。

時効とは、売掛金を請求できる期間のことで、時効が成立すると債権者は債務者に対して支払いを要求することができなくなります。

つまり、売掛金を回収できなくなってしまうため、時効が成立するまでに先述した督促状や催告書、支払督促などを用いて売上金を回収する必要があるのです。

売掛債権の時効は5年

では、売掛金の時効が成立するまでにどれくらいの期間が設けられているのでしょうか。

令和2年3月31日までの旧民法では、債権の時効成立は原則10年と定められていましたが、職業によって細かく分けられており、短期の時効成立が適用されることもありました。

売掛金においては2年と定められており、その期間内に売掛金の回収ができなかった場合は時効成立となっていたのです。

しかし、改正民法では短期の時効成立が廃止になり、「債務者が権利を行使することができることを知ったときから5年」もしくは「債権者が権利を行使することができるときから10年」のいずれか早いほうが到達したときに時効が成立することになりました。

期間が延びたことで時効が成立しづらくなり売掛金の回収もしやすくなった点は、債権者にとってメリットであるといえるでしょう。

改正民法では、時効成立までの期間のはじまりを「主観的起算点」と「客観的起算点」の2つで定めています。

主観的起算点とは、債務者が権利の行使ができるようになった事実を認識した時点のことです。つまり、先述した「債務者が権利を行使することができることを知ったときから5年」に当てはまります。

多くの企業間取引では契約書に入金日を明記するため、お互いに入金日に気づかないということはほとんどないでしょう。そのため、企業間取引のほとんどで時効成立は5年になります。

一方客観的起算点とは、債権者が法律上の問題なく権利を行使できる状態になった時点のことです。つまり、先述した「債権者が権利を行使することができるときから10年」に当てはまります。

債権者は入金日を迎えても債務者から支払いがない場合、売掛金を請求することができますが、お互いに入金日がわからないということは考えにくいため、時効が10年であるケースはほとんどありません。

自社が督促状を“受け取った”場合

これまで債務者へ督促状を送付するケースについてご紹介しましたが、自社が督促状を受け取る側になることもあり得ます。では、もし自社が督促状を受け取った場合、どのように対応したらよいのでしょうか。

記載の事項が事実かどうかを確認

まずは、督促状に記載されている内容が事実かどうかを確認しましょう。

もし内容を確認せずに支払いをしてしまった場合、先方の手違いであっても非を認めたことになってしまいます。そのため、支払いの前に請求内容が正しいかどうか・時効を過ぎていないかどうかを確認してください。

支払いの必要がある場合は速やかに支払い

内容を確認した上で支払う必要がある場合は、提示された期日までに速やかに支払いを行いましょう。

支払いが遅れているということは、取引先企業には多大な迷惑がかかっているということです。督促状に記載されている支払い期日にも遅れてしまった場合、別途損害賠償を求められる可能性もあるためご注意ください。

支払いが難しい場合も必ず連絡

もし何らかの理由で支払いが遅れる場合、または支払いが難しい場合は、先方へ連絡をとりその理由を伝えます。

「支払いができないから」という理由で督促状を無視すると、先方は「支払う意思がない」と思い法的措置を取らざるを得なくなる可能性があるからです。

支払いが難しくても、相談することで分割払いや支払い日変更などに応じてくれる可能性もあるため、決して無視はせずに支払いが難しい旨を正直に先方へ伝えるようにしましょう。

なお、当事者間での解決が難しい場合は、弁護士などの専門家に間に入ってもらうのも一案です。

まとめ

企業間取引において売掛金の未払いが発生した場合は、早急に対応することが大切です。支払いの催促をしているうちにいつの間にか時効が成立してしまうと、売掛金の回収ができなくなってしまう恐れもあるため、督促状を送付するタイミングや送り方などをチェックしておきましょう。

また、もし取引先から売掛金の回収ができていないという場合は、ぜひ今回ご紹介した内容をご参考に、督促状の送付をご検討ください。

日本中小企業金融サポート機構では、ファクタリングサービスを通して売掛金の回収に関するサポートを行っております。

もし取引先企業から売掛金を回収できず資金繰りにお困りの場合は、ファクタリングを利用するのも一案となっていますので、ぜひご相談ください。

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