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売掛金を適切に管理していない場合、売掛先からの入金遅れに気付くことができず、会社の資金繰りに影響する恐れがあります。
そのため、売掛金は適切な管理が重要ですが、正しく記録・管理をしているはずなのに「売掛金残高が合わない」という事態が起こることもあるでしょう。
そこで今回は、売掛金残高を管理するポイントや売掛金残高が合わない場合の主な原因などをご紹介します。ぜひご参考にしてください。
[cta]売掛金および売掛金残高とは
売掛金とは、商品やサービスを提供したものの、まだ回収できていない代金のことを指します。
売掛先によって支払いのタイミングは異なり、商品を納品してもその代金を受け取れるまでに30日以上かかることもあります。
売掛金が発生したら未回収を防ぐため、振替伝票に仕訳を記入し、売掛金元帳に転記するのが一般的です。
売掛金残高とは、回収していない売掛金のことです。将来入金される代金になるので、会社がしっかりと把握しておかなければなりません。
売掛残高一覧表について
売掛残高一覧表には、「前月の売掛金残高」「当月の請求金額」「当月の入金額」「当月の売掛金残高」を売掛先別に記載します。
上記を記載することで、売掛先ごとに売掛金がいくら発生しているのか、売掛金残高がいくらあるのかを把握できます。
売掛金年齢表について
売掛金年齢表とは、売掛先ごとに売掛金残高を売上日や入金期限日を基準として、どれくらいの月日が経過しているかを管理する一覧表です。
これにより、入金期限日を過ぎている売掛金を把握することができます。
例えば、A社の入金期限日が「月末締めの翌月末払い」であれば、売掛金年齢が2か月を超えることはありません。
それなのに売掛金年齢が3か月を超えている場合には、不良債権発生の兆候とみなすことができます。
売掛金残高を管理するポイント
ここでは、売掛金残高を管理するポイントをご紹介します。
顧客情報は一元管理する
売掛金残高を正しく管理するためには、顧客情報を一元化することが大切です。
仮に経理担当者と営業担当者で管理する売掛先の名称が異なる場合、別の会社として取り扱われてしまう可能性があります。
売掛先ごとにIDを設定して社内で共有するなど、顧客情報を一元管理しておけば上述したようなミスを防ぐことができます。
これにより、売掛金残高を正確に把握することが可能です。
顧客別に売掛金の締め日を管理する
売掛金残高を管理するためにも、顧客別に売掛金の締め日を管理しましょう。
売掛先によって「15日」「20日」など、締め日が異なる場合があります。
例えば締め日が15日だった場合、16日以降に商品やサービスを提供すると翌月分の請求となります。
売掛金の締め日を管理していないと、翌月分に含めるのを忘れてしまい請求漏れが発生する可能性があるため、顧客別に管理することが大切です。
与信管理を行う
売掛金残高を適切に管理しても、売掛先の経営状況によって入金遅れが発生する可能性があります。
また、売掛先が倒産して売掛金を入金してもらえない可能性もあるでしょう。
このような売掛金の未回収を防ぐためにも、定期的に与信管理を行うことが大切です。
遅延案件を別管理し回収計画を立てる
入金期日を過ぎても売掛金が入金されない場合は、遅延案件となります。
遅延案件を通常の案件とまとめてしまうと、請求漏れが発生するかもしれません。
そのため、遅延案件は別で管理するようにしましょう。
遅延案件が発生する可能性を踏まえ、回収計画を立てておくことも大切です。
売掛先に連絡を入れて話し合いをし、特別な理由がない場合は督促状を送付するのが一般的な流れです。
事前に回収計画を立てておくことで、遅延が発生した際にスムーズに回収の手続きを進めることができます。
受注管理・販売管理・回収管理を行う
売掛金を適切に管理するためにも、受注管理・販売管理・回収管理の管理体制が整っているかも確認しておきましょう。
受注管理では、顧客から依頼を受けたら商品数や価格、納期などを確認します。次に、見積書を提示し合意が取れたら契約を締結します。
顧客との取引が成立した後に注文書を受領し、それをもとに受注伝票の作成やシステムに入力するのが一般的な流れです。
不明確な処理や記帳ミスを防ぐためにも、注文書や売上伝票などは保管しておくようにしましょう。
回収管理は、上述した売掛残高一覧表や売掛金年齢表を作成するのがおすすめです。
売掛金の入金が遅れている案件を把握しやすくなるため、すぐに回収手続きのステップに移行することが可能です。
滞留売掛金が発生したら
ここでは、売掛金を回収する方法と滞留売掛金が発生した場合の会計処理についてご紹介します。
売掛金を回収する方法
売掛金を回収する方法は以下のとおりです。
内容証明郵便での督促
内容証明郵便はいつ誰にどのような内容の文章を発送したか残すことができます。
また、訴訟を起こす場合は有力な証拠にもなるため、内容証明郵便には法的拘束力の一歩手前の強い圧力があります。
これにより、売掛先に売掛金の入金を催促することができます。
売掛金の遅延があれば、内容証明郵便を売掛先に送付すると良いでしょう。
相殺による回収
売掛先から商品を購入して買掛金がある場合は、売掛金と相殺して回収する方法もあります。
相殺する場合は売掛先から合意を得る必要はないため、内容証明郵便を送って通知すると良いでしょう。
売掛債権をファクタリングにて売却
支払期日前の売掛金を確実に回収する方法として、ファクタリングサービスを利用するのも一案です。
ファクタリング会社に売掛債権を売却することにより、手数料を差し引いた額を受け取ることができます。
ただし、すでに支払いが遅延している売掛金は利用できないため注意が必要です。
ファクタリングについては下記コラムで詳しく解説しています。
ファクタリングとは？仕組みなどをわかりやすく解説【図解あり】
滞留売掛金の会計処理
滞留売掛金の会計処理の仕方は以下のとおりです。
貸倒れが起きそう：貸倒引当金
売掛金の貸し倒れが起きそうな場合は、「貸倒引当金」として計上します。
貸倒引当金は、売掛先が支払い不能になる事態に備えて事前に損失額を予測し、計上しておく勘定科目です。
貸倒引当金として計上しておけば、万が一事業年度をまたいで売掛先が倒産した場合でも経営実態を適切に反映させることができるため、帳簿の整合性を保てます。
貸し倒れが起きた：貸倒損失
貸し倒れが起きた場合は、「貸倒損失」として計上します。
貸倒損失は、回収不能になった売掛金の損失額を処理するための勘定科目です。
売掛金が回収不能になったときの仕訳については下記コラムで詳しく解説しています。
売掛金が回収不能になったとき・なりそうなときの仕訳例
売掛金残高が合わない場合
売掛金残高が合わない場合は、顧客からの売掛金の入金遅延が発生している、もしくは以下のような原因が考えられます。
発覚が遅れると原因を特定するのに時間がかかってしまうため、毎月確認するようにしましょう。
売掛金残高が合わなくなる主な原因
売掛金残高が合わなくなる主な原因は以下のとおりです。
売上の計上漏れ
売掛金残高が合わない場合は、売上の計上漏れが考えられます。
売上が計上されていないと売掛先からの入金が多くなるため、売掛先ごとに確認すると良いでしょう。
請求ミス・売掛先の検収ミス
売掛金残高が合わない場合は、請求ミス・売掛先の検収ミスも考えられます。
商品や案件ごとに請求書を発行する場合、合計額と売上額が一致しているかを確認しないと請求ミスが起こる可能性があります。
売掛金の入金が少ないときは、売掛先の検収ミスが考えられます。
営業担当者に確認し、入金が遅れているのかを売掛先に連絡してもらいましょう。
売掛金入金時の消込ミス
売掛金が入金されて消込作業を行う際、売掛金の額と入金額が一致していないのにもかかわらず間違って消込を行ってしまうと、売掛金残高が合わなくなります。
消込ミスを防ぐためには、売掛金の額と入金額が一致しているか確認することが大切です。
売掛金と売上外の入り繰り
売掛金以外の債権が入り繰りする場合、「売掛金」としてまとめて処理すると売掛金残高が合わなくなります。
例えば、売掛先が指定する研修があり、費用は売掛先が負担するものの申し込みを自社で行って10,000円の立替金が発生したとします。
この場合、売掛金だけでなく立替金も請求します。
売掛先から売掛金と立替金が入金されると、「売上金」と認識して記入することがあるでしょう。
もし立替金として処理しなければならない金額を間違えて売掛金に含めて仕訳していた場合は、以下のように仕訳を行います。
| 借方科目 | 借方金額 | 貸方科目 | 貸方金額 |
| 立替金 | 10,000円 | 売掛金 | 10,000円 |
消費税端数処理の違い
消費税の端数は、売掛金が入金されたら「仮受消費税」の勘定科目を用いて相殺処理を行います。
相殺処理を行わないと売掛金残高が合わなくなるため、注意しましょう。
入金が少ない場合、多い場合の仕訳例は以下のとおりです。
【入金が少ない場合】
| 借方科目 | 借方金額 | 貸方科目 | 貸方金額 |
| 預金 | 199,992円 | 売掛金 | 200,000円 |
| 仮受消費税 | 8円 |
【入金が多い場合】
| 借方科目 | 借方金額 | 貸方科目 | 貸方金額 |
| 預金 | 200,008円 | 売掛金 | 200,000円 |
| 仮受消費税 | 8円 |
売掛金については下記コラムで詳しく解説しています。
売掛金がマイナスになるのはなぜ？帳簿管理のポイントや仕訳の例とともに解説
まとめ
売掛金を正しく管理していないと売掛先からの入金遅れに気付けず、資金が不足する可能性があります。
また、管理体制に問題があると売掛先からの信用を失ってしまうこともあるかもしれません。
売掛金を正しく管理するためにも、今回ご紹介した売掛金残高を管理するポイントを押さえておきましょう。
もし売掛金残高が合わない場合は、早急に原因を突き止めることが大切です。
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